Praca zdalna

Okres pandemii COVID-19 ze względu na ograniczenia covidowe zmusił pracowników do wykonywania swojej pracy w domu. Tysiące pracowników przeniosło się więc ze swoich biur do domów, gdzie świadczyli pracę na rzecz swoich pracodawców. Z dnia na dzień zmienił się dotychczasowy, panujący przez dekady, system pracy, praca zdalna zagościła w nim na stałe. W trakcie pandemii zarówno pracodawcy, jak i pracownicy dostosowali się do nowego systemu pracy.

Okazało się, że wykonywanie pracy w warunkach domowych jest możliwe i nie wpływa na jej jakość. Pracownicy z reguły chwalą sobie taki system pracy. Wolą pracować w zaciszu domowym niż w szarym, surowym biurze, jednocześnie nie tracąc czasu na dojazdy do pracy. Pracodawcy jednak wolą, aby praca była wykonywana na miejscu. W siedzibie pracodawcy mogą mieć większą kontrolę nad pracownikami, a ponadto według ich oceny praca wykonywana w biurze jest efektywniejsza.

Chcąc prawdopodobnie zadowolić obie strony, ustawodawca daje pracodawcy prawo odmowy wykonywania pracy zdalnej. Będzie on miał także prawo do ustalenia zasad na jakich ma być wykonywana. Możliwość pracy zdalnej w kodeksie pracy wejść ma w życie od 7 kwietnia 2023 r. Jak te zmiany sprawdzą się w praktyce, czas pokaże.

Praca zdalna – definicja

Praca zdalna może być całkowita albo hybrydowa, a więc częściowo wykonywana w domu i częściowo w biurze.

W pierwszej kolejności ustawodawca zdefiniował pracę zdalną. Zgodnie z nowymi przepisami praca zdalna to praca, która jest wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Miejsce to jest jednak każdorazowo uzgadniane z pracodawcą . Miejscem wykonywania pracy zdalnej może być adres zamieszkania pracownika, a więc może być ona wykonywana w jego domu. Może to być również inne miejsce, jednak wymagane jest uzgodnienie w tym zakresie z pracodawcą.

Praca zdalna może być więc całkowita albo hybrydowa, a więc częściowo wykonywana w domu i częściowo w biurze. Ustawodawca wprowadził również pracę zdalną wykonywaną okazjonalnie, której zasady wykonywania są inne niż przy tzw. normalnej pracy zdalnej.

Można więc przyjąć, że mamy trzy rodzaje pracy zdalnej:

• całkowitą,
• częściową oraz
• wykonywaną okazjonalnie.

Jak ustalić zasady wykonywania pracy zdalnej?

W zależności od tego, czy u pracodawcy działają związki zawodowe, czy też nie, inne będą zasady ustalania wykonywania pracy zdalnej.

• w przypadku gdy u pracodawcy działają związki zawodowe, to zasady wykonywania pracy zdalnej należy określić w porozumieniu pomiędzy pracodawcą i zakładową organizacją związkową. W przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. W sytuacji, gdy w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia, nie dojdzie do jego zawarcia, to pracodawca samodzielnie określa te zasady w regulaminie. Regulamin uwzględnia ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.
• w przypadku gdy u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, to pracodawca zasady wykonywania pracy zdalnej określa w regulaminie. Jednak przyjęcie regulaminu musi być poprzedzone konsultacjami z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
• w przypadku gdy nie zawarto ani porozumienia, ani nie wprowadzono regulaminu, to pracodawca określa te zasady w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Można więc przyjąć, że zasady wykonywania pracy zdalnej mogą być ustalone:

1. w porozumieniu,
2. w regulaminie,
3. indywidualnie w poleceniu pracodawcy,
4. indywidualnie w porozumieniu z pracownikiem.

W przypadku przyjęcia porozumienia lub regulaminu akty te muszą zawierać:

1. wskazanie grup lub grupy pracowników, które mogą być objęte pracą zdalną;
2. zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej;
3. zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu;
4. zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną
   • w tym sposób potwierdzania obecności pracownika wykonującego pracę zdalną na stanowisku pracy;
5. zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
6. zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
7. zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
8. zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Jak uzgadnia się pracę zdalną?

Decyzja o wykonywaniu pracy zdalnie można podjąć:

• przy zawieraniu umowy o pracę albo
• w trakcie trwania zatrudnienia na wniosek pracownika, albo na polecenie pracodawcy. Wniosek należy złożyć w postaci papierowej lub elektronicznej.

W przypadku gdy pracodawca zawiera porozumienie na wykonywanie pracy zdalnej w momencie zatrudnienia, to porozumienie poza elementami wymienionymi wyżej, czyli elementami, które zawiera regulamin, musi zawierać dodatkowo:

1. określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną;
2. wskazanie osoby lub organu, odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

Jeśli natomiast praca zdalna jest wykonywana już w trakcie trwania zatrudnienia, to pracodawca przekazuje te informacje w postaci papierowej lub elektronicznej, najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego wykonywania pracy zdalnej.

Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik składa oświadczenie, że zapoznał się z oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy. zdalnej. Ocenę oraz informację przygotowuje pracodawca. Pracownik składa oświadczenie, że zobowiązuje się do ich przestrzegania, w formie papierowej lub elektronicznej.

Ponadto pracownik winien złożyć oświadczenie, w którym potwierdza, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

Złożenie tych trzech oświadczeń przez pracownika jest niezbędne dla dopuszczenia go przez pracodawcę do wykonywania pracy zdalnej.

Polecenie wykonywania pracy zdalnej

Pracodawca będzie mógł sam zainicjować wykonywanie pracy zdalnej na podstawie wydanego przez siebie polecenia tylko w dwóch przypadkach:

1) w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub

2) w okresie, w którym z powodu siły wyższej zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe.

Przed wydaniem polecenia pracownik musi złożyć oświadczenie, że posiada odpowiednie warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Gdy warunki świadczenia pracy zmienią się i wykonywanie pracy zdalnej nie będzie możliwe, to pracodawca cofa polecenie pracy zdalnej. Jednak o takiej zmianie pracownik musi niezwłocznie poinformować pracodawcę.

Poza tym pracodawca będzie mógł cofnąć swoje polecenie pracy zdalnej w każdym czasie za dwudniowym uprzedzeniem.

Wniosek o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej

Każda ze stron umowy o pracę może wystąpić z wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej,ale dotyczy to sytuacji gdy strony uzgodniły pracę zdalną w trakcie zatrudnienia. Wraz z wnioskiem o zaprzestanie strona składa wniosek o przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Wniosek taki składa w postaci papierowej lub elektronicznej i jest on wiążący. Strony ustalają termin, od kiedy nastąpi przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Pracodawca nie będzie mógł jednak złożyć takiego wniosku pracownikom, którym ma obowiązek uwzględnić wniosek o wykonywanie pracy zdalnej, czyli np. pracownicy w ciąży, chyba że dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy.

Komu przysługuje prawo do pracy zdalnej?

W przypadku złożenia wniosku o wykonywanie pracy zdalnej pracodawca będzie musiał uwzględnić wniosek pewnej grupie pracowników.

Takimi pracownikami będą:

• pracownica w ciąży,
• pracownik wychowujący dziecko do 4 roku życia,
• pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym. Osoba ta posiadać powinna orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
• pracownik będący rodzicem dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu,
• pracownik będący rodzicem dziecka posiadającego orzeczenie o niepełnosprawność lub opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych,
• pracownik będący rodzicem dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności.

Pracodawca może odmówić uwzględnienia takiego wniosku, gdy wykonywanie pracy zdalnej nie będzie możliwe ze względu na:

• na organizację
• lub rodzaj pracy.

O przyczynie odmowy informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.

Kontrola pracy zdalnej

Pracodawca będzie miał prawo kontrolowania wykonywania pracy zdalnej. Kontrola może obejmować:

• jej wykonywanie,
• przestrzeganie przez pracownika przepisów w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy
• przestrzeganie wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika.

Pracodawca będzie musiał jednak dostosować sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania i charakteru pracy zdalnej. Dokonywanie kontroli przez pracodawcę nie może bowiem naruszać prywatności pracownika, a także innych osób oraz nie może utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Jeżeli się okaże, że w trakcie kontroli zostaną stwierdzone uchybienia w zakresie przestrzegania przepisów i zasad w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz w przestrzeganiu wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, to pracodawca wzywa pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie albo cofa zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika.

Koszty pracy zdalnej

Ustawodawca nakłada na pracodawcę obowiązek zapewnienia pracownikowi świadczącemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy w trybie zdalnym.

Pracodawca będzie więc obowiązany do:

• zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych,
• pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu zakładową organizacją związkową, regulaminie, poleceniu albo porozumieniu zawartym z pracownikiem,
• zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną niezbędnych do wykonywania tej pracy szkoleń i pomocy technicznej.

Strony mogą ustalić, że pracownik będzie mógł wykorzystywać materiały i narzędzia pracy, niezbędne do jej wykonywania, które nie są zapewnione przez pracodawcę. Dotyczy to także urządzeń technicznych. W takim przypadku pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Obowiązek pokrycia kosztów albo wypłaty ekwiwalentu może być również zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu. Wysokość ryczałtu odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Praca zdalna okazjonalna

Nowelizacja kodeksu pracy wprowadziła również tzw. pracę zdalną wykonywaną okazjonalnie, która będzie miała charakter incydentalny, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Z wnioskiem o jej wykonywanie będzie mógł wystąpić pracownik. Wniosek należy złożyć w formie papierowej lub elektronicznie.

W przypadku wykonywania pracy zdalnej okazjonalnie nie znajdą zastosowania przepisy dotyczące typowej pracy zdalnej np. pracodawca, nie ma obowiązku zapewnienia materiałów i narzędzi pracy, nie pokrywa kosztów związanych z jej wykonywaniem, a więc kosztów mediów, nie wypłaca się ekwiwalentu.

Pracodawca ma jednak prawo przeprowadzić kontrolę w zakresie przestrzegania przepisów i zasad w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz w przestrzeganiu wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Kontrola odbywa się na zasadach ustalonych z pracownikiem.

Jak zostało przedstawione w powyższym artykule, ustawodawca wprowadził wiele uregulowań dotyczących zasad wykonywania tej pracy, jak sprawdzą się one w praktyce, zweryfikuje życie.

Podstawa prawna

Art. 67¹⁸ – art. 67³⁴ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. –

Kodeks pracy, które zostały wprowadzone

ustawą z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy

Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw

Chcesz dowiedzieć się więcej, zapraszam do kontaktu.